Saugojimo terminas baigėsi – kaip iš tikrųjų ištrinti duomenis?

Registre parašytas terminas yra tik sprendimas. BDAR 30 str. 1 d. f p. reikalauja registre nurodyti, kai įmanoma, numatomus įvairių kategorijų duomenų ištrynimo terminus. BDAR 39 konstatuojamoji dalis priduria, kad „duomenų valdytojas turėtų nustatyti duomenų ištrynimo arba periodinės peržiūros terminus“. Bet tai, kad terminas parašytas, dar nereiškia, kad kas nors duomenis ištrina.

Problema gali būti ne klaidingas terminas, o tai, kad niekas jo nevykdo. Pavyzdžiui, CV aplankas auga penkerius metus, buvusių klientų sąrašas guli senoje CRM, o išėjusio darbuotojo pašto dėžutė lieka „dėl visa ko“. Pagal BDAR 5 str. 2 d. duomenų valdytojas turi sugebėti įrodyti, kad laikosi saugojimo trukmės principo. Todėl naikinimas turi būti procesas, o ne gera valia.

Paimkite tvarkymo veiklų registrą ir prie kiekvieno proceso užrašykite tris dalykus: nuo kada skaičiuojamas terminas, kokia jo trukmė ir kaip dažnai valysite. Rezultatas – lentelė:

Trukmę imkite iš registro, o ne sugalvokite čia. Jei registre termino nėra, pirmiausia jį nustatykite – kaip tai padaryti, rašome atskirame atsakyme (nuoroda apačioje).

Mūsų rekomendacija: kur galima, naikinimą padarykite automatinį (pavyzdžiui, vaizdo įrašų perrašymą ar pašto dėžutės taisyklę). Kur negalima, įrašykite pasikartojantį įvykį į kalendorių konkrečiam žmogui. Kas neturi datos ir vardo, tas neįvyksta.

Vienas procesas beveik visada palieka duomenų keliose vietose. Prie kiekvieno kalendoriaus įrašo surašykite visas vietas:

• pagrindinė sistema – CRM, personalo programa, e. parduotuvės administravimo sistema;
• pašto dėžutės – laiškai su priedais, ypač bendros dėžutės kaip „info“ ar „darbas“;
• bendri diskai ir debesys – eksportuotos lentelės, atsisiųsti CV, pasiūlymų kopijos;
• darbuotojų kompiuteriai ir telefonai – „Atsisiuntimų“ aplankai, pokalbių programos;
• popierius – segtuvai, spausdintos anketos;
• atsarginės kopijos – žr. 4 žingsnį;
• tvarkytojai – išorinės sistemos, kuriose jūsų duomenis laiko kitas (žr. 5 žingsnį).

Šio sąrašo nereikia daryti tobulo iš karto. Pradėkite nuo pagrindinės sistemos ir pašto, o kitas vietas pridėkite po pirmo valymo, kai pamatysite, kur dar radote kopijų.

Yra du teisėti būdai užbaigti saugojimą:

1. Ištrinti – duomenys pašalinami taip, kad jų nebūtų galima atkurti įprastomis priemonėmis.
2. Anonimizuoti – duomenis paversti tokiais, kad žmogaus nebegalėtumėte atpažinti nei jūs, nei kas nors kitas, įskaitant išskiriant vieną įrašą iš kitų, ir palikti tik apibendrintą statistiką. BDAR 26 konstatuojamoji dalis sako, kad duomenų apsaugos principai neturėtų būti taikomi anonimiškai informacijai, t. y. tokiai, pagal kurią žmogaus tapatybė nebegali būti nustatyta; vertinant atsižvelgiama į visas priemones, kurias pagrįstai tikėtina galėtų panaudoti valdytojas ar kitas asmuo.

Svarbi riba: pseudonimizavimas nėra anonimizavimas. Ta pati 26 konstatuojamoji dalis sako, kad duomenys, kuriems suteikti pseudonimai ir kuriuos galima priskirti žmogui pasinaudojus papildoma informacija, lieka informacija apie žmogų, kurio tapatybė gali būti nustatyta. Jei pakeitėte vardą kodu, tai vis dar asmens duomenys, ir terminas jiems vis dar galioja. Net ištrynus kodų lentelę duomenys nebūtinai tampa anonimiški, jei pagal likusius laukus žmogų vis dar galima atpažinti.

Praktinis pavyzdys: e. parduotuvė nori žinoti, kiek pirkimų buvo prieš penkerius metus. Užtenka palikti suvestinę – pirkimų skaičių ir bendrą sumą pagal mėnesį ir prekės kategoriją, – o atskirus užsakymus su pirkėjo vardu, adresu ir el. paštu ištrinti. Atskiros užsakymo eilutės su tikslia suma ir data nėra anonimiškos, jei jas galima susieti su vis dar saugoma sąskaita faktūra.

Saugojimo trukmės principas (BDAR 5 str. 1 d. e p.) išimties kopijoms nedaro. Tačiau iš kiekvienos kopijos trinti po vieną įrašą dažnai techniškai neįmanoma. Gera praktika yra tokia:

• ribotas kopijų gyvavimas – kopijos saugomos nustatytą, kuo trumpesnį laiką ir perrašomos ratu, todėl ištrinti duomenys iš jų išnyksta, kai perrašoma paskutinė kopija; tą laiką laikykite termino dalimi;
• prieiga tik atkūrimui – kopijos nenaudojamos kasdieniam darbui ar paieškai;
• pakartotinis trynimas atkūrus – jei kopiją tenka atkurti, pirmiausia vėl ištrinami duomenys, kurie jau buvo sunaikinti pagal kalendorių.

Kopijų gyvavimo trukmę įrašykite į registro saugumo priemonių aprašą, kad vėliau nereikėtų jos aiškinti iš atminties.

Jei duomenis laiko jūsų tiekėjas (CRM, apskaitos programa, debesų saugykla), jis paprastai yra duomenų tvarkytojas ir veikia pagal jūsų nurodymus. Pagal BDAR 28 str. 3 d. a p. duomenų tvarkymo sutartyje turi būti nustatyta, kad tvarkytojas tvarko duomenis tik pagal dokumentais įformintus valdytojo nurodymus. Taigi naikinimo taisyklė tiekėjo sistemoje yra jūsų nurodymas – nustatykite ją pačioje sistemoje arba parašykite tiekėjui.

Kai paslauga baigiasi, pagal BDAR 28 str. 3 d. g p. sutartyje turi būti nustatyta, kad tvarkytojas pagal valdytojo pasirinkimą ištrina arba grąžina visus duomenis ir ištrina esamas kopijas, nebent teisė reikalauja juos saugoti. Patikrinkite, ar jūsų sutartyje ši sąlyga yra. Keisdami tiekėją:

1. raštu pasirinkite – grąžinti ar ištrinti;
2. paprašykite rašytinio patvirtinimo, kad duomenys ir kopijos ištrinti;
3. patvirtinimą laikykite kartu su duomenų tvarkymo sutartimi.

BDAR naikinimo žurnalo tiesiogiai nereikalauja. Tačiau atskaitomybės principas (5 str. 2 d.) reikalauja galėti įrodyti, kad laikotės saugojimo termino, o trumpas žurnalas yra paprasčiausias įrodymas. Mūsų rekomendacija – vienas įrašas po kiekvieno valymo:

Žurnale nerašykite, kieno duomenis ištrynėte. Vardų sąrašas žurnale būtų nauja asmens duomenų kopija. Užtenka kategorijos, laikotarpio ir kiekio. Tai taikoma planiniam naikinimui. Jei ištrynėte pagal konkretaus žmogaus prašymą, prašymo gavimą ir atsakymą užfiksuokite prašymų registre – ten žmogų nurodyti reikia, kad galėtumėte įrodyti, jog prašymą įvykdėte (BDAR 5 str. 2 d.).

Kartais atsiranda kita priežastis saugoti konkrečius duomenis ilgiau. BDAR 17 str. 3 d. b p. išimtis taikoma, kai saugoti reikia teisinei prievolei įvykdyti, o 17 str. 3 d. e p. – kai duomenys reikalingi teisiniams reikalavimams pareikšti, vykdyti arba apginti. Pavyzdžiui, jei su buvusiu klientu vyksta ginčas, jo byla nenaikinama, kol ginčas nesibaigė.

Tokiu atveju:

• sustabdykite naikinimą tik tų duomenų, kurių reikia, ne viso proceso;
• užrašykite priežastį ir datą, kada ją peržiūrėsite;
• kai priežastis išnyksta, duomenis ištrinkite pagal įprastą tvarką.

Planinis naikinimas yra jūsų iniciatyva: jį lemia saugojimo trukmės principas ir jūsų registro terminai, o BDAR 17 str. 1 d. a p. valdytoją įpareigoja ištrinti duomenis, kai jie nebėra reikalingi, net jei niekas to neprašo. Prašymas ištrinti yra žmogaus teisė pagal tą patį 17 straipsnį: pavyzdžiui, kai duomenys nebėra reikalingi tikslui (17 str. 1 d. a p.) arba kai žmogus atšaukia sutikimą ir kito pagrindo nėra (17 str. 1 d. b p.). Tada nelaukiama kalendoriaus datos.

Du dalykai, kuriuos verta žinoti:

• ištrynę duomenis pagal 17 str. 1 d. – tiek gavę prašymą, tiek planiškai, kai jie nebereikalingi, – apie tai turite pranešti kiekvienam gavėjui, kuriam juos atskleidėte, nebent tai neįmanoma arba pareikalautų neproporcingų pastangų (BDAR 19 str.); todėl naikinimo kalendoriuje pažymėkite, kam duomenys buvo perduoti;
• tik gavus prašymą: jei duomenis paskelbėte viešai ir privalote juos ištrinti, BDAR 17 str. 2 d. reikalauja, atsižvelgiant į turimas technologijas ir įgyvendinimo sąnaudas, imtis pagrįstų veiksmų informuoti kitus juos tvarkančius valdytojus apie prašymą ištrinti nuorodas ir kopijas.

Šią savaitę paimkite vieną procesą, kuriame duomenų daugiausia (pavyzdžiui, kandidatų CV arba svetainės užklausos), ir atlikite pirmą valymą pagal 2 žingsnio sąrašą. Užpildykite pirmą žurnalo eilutę. Tada pridėkite kitus procesus po vieną per mėnesį.

Naikinimo kalendorius sudaromas iš registro, todėl pirmiausia turite žinoti, ar registras jums privalomas. Įrankyje nemokamai sužinosite, ar jums privalomas tvarkymo veiklų registras. Registrą su saugojimo terminais galima užsakyti ir kaip vienkartinę procedūrą – 95 € be PVM.

Ar užtenka duomenis perkelti į archyvo aplanką?
Ne. Archyvo aplankas yra ta pati saugykla, tik kitu pavadinimu. Jei terminas baigėsi ir kitos priežasties saugoti nėra, duomenis reikia ištrinti arba anonimizuoti.

Ar reikia ištrinti ir laiškus, kuriuose buvo tie duomenys?
Taip, jei laiškai priklauso tam pačiam procesui ir jiems galioja tas pats terminas. Pašto dėžutės yra vieta, kurioje duomenis lengva pamiršti.

Ar galime palikti duomenis statistikai?
Galite palikti anonimizuotus duomenis – tokius, pagal kuriuos žmogaus nebegalima atpažinti, pavyzdžiui, apibendrintas suvestines, o ne atskirus įrašus. Pseudonimizuoti duomenys, kuriuos dar galima susieti su žmogumi, vis dar yra asmens duomenys. BDAR 5 str. 1 d. e p. leidžia ilgiau saugoti duomenis tik statistiniais tikslais, taikant 89 str. 1 d. apsaugos priemones, tačiau jei statistikai užtenka anonimiškų duomenų, 89 str. 1 d. reikalauja naudoti būtent juos.

Kaip dažnai valyti?
BDAR konkretaus dažnumo nenustato. Mūsų rekomendacija – dažnumą parinkti pagal kiekį: daug naujų įrašų turinčius procesus kas mėnesį, kitus kas ketvirtį ar kartą per metus, ir tai įrašyti į kalendorių.

• Kaip nustatyti saugojimo terminą, kai jo nenurodo įstatymas?
• Kiek laiko saugoti darbuotojų duomenis?
• Ar reikia duomenų tvarkymo sutarties su IT paslaugų tiekėju?
• Saugumo priemonių aprašas: kaip jį parengti

Teisė ir rizika: Kiek laiko saugoti asmens duomenis, kai įstatymas termino nenustato – dat.lt

• Saugojimo trukmės apribojimo principas – BDAR 5 str. 1 d. e p.; atskaitomybė – 5 str. 2 d.
• Ištrynimo arba periodinės peržiūros terminai – BDAR 39 konstatuojamoji dalis; ištrynimo terminai registre – 30 str. 1 d. f p.
• Anonimiška informacija ir pseudonimai – BDAR 26 konstatuojamoji dalis
• Tvarkytojas veikia pagal nurodymus – BDAR 28 str. 3 d. a p.; ištrynimas arba grąžinimas pasibaigus paslaugoms – 28 str. 3 d. g p.
• Teisė reikalauti ištrinti – BDAR 17 str. 1 d. a ir b p.; viešai paskelbti duomenys – 17 str. 2 d.; išimtys – 17 str. 3 d. b ir e p.
• Pranešimas gavėjams apie ištrynimą – BDAR 19 str.
• Ilgesnis saugojimas statistiniais tikslais ir anonimiški duomenys – BDAR 89 str. 1 d.

Teisės aktai patikrinti 2026-09-25: BDAR – oficialus lietuviškas tekstas (OL L 119, 2016-05-04) su klaidų ištaisymais. Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.