Kiek laiko saugoti darbuotojų duomenis?
Trumpas atsakymas
Vieno termino visiems darbuotojų duomenims nėra — terminas priklauso nuo dokumento rūšies. Darbo sutartys ir personalo bylos saugomos ilgai, darbo laiko apskaita ir kasdienis susirašinėjimas — daug trumpiau, o neatrinktų kandidatų duomenys naikinami iškart po atrankos.
Kas šiame puslapyje
1.Skaidykite duomenis į grupes
Klaida, kurią matome dažniausiai, yra vienas terminas visai personalo bylai. Byloje guli skirtingos paskirties dokumentai: darbo sutartis ir jos pakeitimai, įsakymai, atostogų grafikai, darbo laiko apskaita, mokymų pažymėjimai, sveikatos patikrinimo išvados, susirašinėjimas dėl kasdienių reikalų. Kiekvienai grupei galioja skirtinga logika, todėl ir terminas skirtingas.
Praktiškai užtenka penkių ar šešių grupių. Prie kiekvienos užrašykite terminą ir priežastį — įstatymo reikalavimą, ieškinio senaties terminą arba organizacijos sprendimą. Priežastis yra svarbiausia dalis: ji leidžia terminą apginti.
2.Ką diktuoja teisės aktai
Dalis terminų nustatyti teisės aktais — archyvavimo taisyklėse, darbo santykius ir socialinį draudimą reglamentuojančiose normose, buhalterinės apskaitos reikalavimuose. Šiuos terminus reikia perrašyti tokius, kokie jie yra, ir nurodyti šaltinį. Konkrečius terminus ir jų šaltinius žr. Dokumentų ir archyvų įstatymo 12 str. 1 d. 2 p. ir 13 str. 1 d.; konkretūs terminai — Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. kovo 9 d. įsakymu Nr. V-100 patvirtintoje Vidaus administravimo dokumentų saugojimo terminų rodyklėje.
Ten, kur teisės aktas tyli, terminą nustato pati organizacija. Tokiu atveju įprasta atsispirti nuo laikotarpio, kuriuo dar gali kilti ginčas dėl darbo santykių, ir pridėti pagrįstą atsargą. Svarbu, kad terminas būtų užrašytas iš anksto, o ne paaiškintas tada, kai jo paklausia.
3.Kandidatų duomenys
Neatrinktų kandidatų gyvenimo aprašymai yra atskiras procesas su savo terminu. Pasibaigus atrankai jie naikinami, nebent asmuo aiškiai sutiko, kad jo duomenis laikytumėte ilgiau būsimoms atrankoms. Sutikimas turi būti savanoriškas ir atskiras, o kandidatas — informuotas, kiek laiko duomenys bus saugomi.
Atsargiai su pokalbių užrašais ir vidiniais vertinimais: tai taip pat asmens duomenys, jie kartais būna vertinamojo pobūdžio ir dažnai lieka pamiršti bendruose diskuose. Juos verta naikinti kartu su pačiu gyvenimo aprašymu.
4.Kaip terminą įgyvendinti praktiškai
Terminas, kurio niekas nevykdo, yra blogesnis už jo nebuvimą: dokumente parašyta viena, o duomenys guli dešimt metų. Susitarkite, kas ir kada peržiūri kiekvieną grupę — pavyzdžiui, kartą per metus, pasibaigus finansiniams metams — ir kaip fiksuojamas naikinimas.
Nepamirškite atsarginių kopijų ir popierinių segtuvų. Jei duomenys ištrinami iš sistemos, bet lieka kopijose neribotą laiką, terminas nėra įgyvendintas. Užrašykite, per kiek laiko kopijos persirašo, ir tai laikykite termino dalimi.
Oficialus teisės akto tekstas
Reglamento nuostatų čia neperpasakojame. Oficialus BDAR tekstas lietuvių kalba yra vienoje vietoje ir yra tikslesnis už bet kokį atpasakojimą.
BDAR tekstas lietuvių kalba (EUR-Lex)