Kas pasirašo duomenų tvarkymo sutartį ir kieno vardu?
Trumpas atsakymas
Sutartį pasirašo tos pačios šalys, kurios sudarė pagrindinę sutartį: duomenų valdytojas — jūsų organizacija — ir duomenų tvarkytojas, tai yra paslaugų teikėjas. Pasirašo asmuo, turintis teisę atstovauti organizacijai: vadovas arba įgaliotas darbuotojas.
Kas šiame puslapyje
Pirma nustatykite, kas yra valdytojas
Duomenų valdytojas yra tas, kas sprendžia, kokiu tikslu ir kokiomis priemonėmis duomenys tvarkomi. Praktikoje tai organizacija, kuri duomenis surinko ir kuriai jie reikalingi veiklai. Paslaugų teikėjas, dirbantis pagal jūsų nurodymus, yra tvarkytojas, net jei techniškai jis išmano sistemą geriau už jus.
Klaida, kurią matome dažnai: sutartį pasirašo ta grupės įmonė, kuri derėjosi dėl kainos, nors duomenis valdo kita. Tuomet dokumentas formaliai yra, bet jis saisto ne tą asmenį. Prieš pasirašant verta sakiniu užrašyti, kieno duomenys tvarkomi ir kieno tikslais.
Kas turi teisę pasirašyti
Pasirašo vadovas arba asmuo, kuriam suteikti įgaliojimai. Jei pasirašo įgaliotas darbuotojas, įgaliojimo apimtis turi apimti tokio pobūdžio sutartis. Atstovavimo taisykles žr. [TIKRINTI: teisės akto nuoroda].
Elektroninis parašas tinka lygiai taip pat, kaip ir pasirašymas ranka, jei jis atitinka teisės aktų reikalavimus. Svarbiau už formą yra tai, kad pasirašytas egzempliorius būtų saugomas ten, kur jį rasite: prie pagrindinės sutarties ir pažymėtas tiekėjų sąraše.
Grupės įmonės ir bendri valdytojai
Jei kelios grupės įmonės naudoja tą pačią sistemą, kiekviena iš jų paprastai yra savarankiškas valdytojas ir kiekvienai reikia savo sutartinio pagrindo. Tai galima išspręsti viena sutartimi su prisijungimo tvarka arba atskiromis sutartimis — svarbu, kad kiekviena įmonė būtų įvardyta.
Kai dvi organizacijos kartu sprendžia dėl tikslų ir priemonių, jos yra bendri valdytojai, ir tarp jų reikia kitokio susitarimo: kas informuoja asmenis, kas atsako į prašymus, kas bendrauja su priežiūros institucija. Tokio susitarimo esmė turi būti prieinama ir patiems asmenims.
Ką daryti prieš pasirašant
Trys patikrinimai užima penkiolika minučių ir pašalina daugumą problemų. Pirma: ar sutarties šalys sutampa su tomis, kurios iš tikrųjų valdo ir tvarko duomenis.
Antra: ar aprašytos duomenų rūšys atitinka tai, ką tiekėjas realiai mato. Trečia: ar aiškiai pasakyta, kas vyksta su duomenimis pasibaigus sutarčiai.
Pasirašius įrašykite sutartį į tiekėjų sąrašą su data ir trumpu apibūdinimu. Tai vienintelis būdas vėliau greitai atsakyti, su kuo sutartis yra, o su kuo jos dar trūksta.
Oficialus teisės akto tekstas
Reglamento nuostatų čia neperpasakojame. Oficialus BDAR tekstas lietuvių kalba yra vienoje vietoje ir yra tikslesnis už bet kokį atpasakojimą.