Žmogus prašo vaizdo įrašo, kuriame jis matomas – ar privalome pateikti ir kaip?

Vaizdo įrašai dažnai saugomi kelias dienas ar savaites, o paskui automatiškai perrašomi. Jei laukiate, kol išsiaiškinsite visas detales, įrašo gali nebelikti.

EDPB gairės dėl teisės susipažinti (01/2022, 38 p.) sako: kai saugojimo terminai trumpi, veiksmai atsakant į prašymą turi būti pritaikyti prie jų, kad žmogus neprarastų galimybės gauti duomenų. Praktiškai: gavę prašymą, nukopijuokite prašomą laikotarpį į atskirą saugią vietą, kol atsakysite.

Jei įrašas jau ištrintas pagal jūsų nustatytą terminą, pateikti jo negalite ir neprivalote. Tada parašykite žmogui, kad įrašas buvo ištrintas, ir nurodykite saugojimo terminą.

Jei įrašų daug, be papildomos informacijos galite nesugebėti rasti žmogaus (EDPB gairės 3/2019, 95 p.). EDPB vaizdo stebėjimo gairės (3/2019, 96 p.) sako, kad prašyme žmogus turėtų nurodyti, kada jis buvo stebimoje vietoje – protingu intervalu, pagal tai, kiek žmonių ten būna. Gairių pavyzdyje prekybos centrui su daugybe lankytojų tai apie vienos valandos intervalas.

Paprašykite:

• datos ir apytikslio laiko;
• vietos arba kameros (įėjimas, salė, kiemas);
• aprašymo, pagal kurį galėtumėte atpažinti žmogų įraše: drabužiai, ką jis darė.

Jei galite įrodyti, kad negalite nustatyti, kuris žmogus įraše yra prašantysis, BDAR 11 str. 2 d. įpareigoja, jei įmanoma, apie tai jį informuoti. Tokiu atveju EDPB rekomenduoja nurodyti stebimą zoną ir kameras, kad žmogus suprastų, kokie jo duomenys galėjo būti tvarkomi.

Vaizdo įrašas yra jautrus: jį perdavus ne tam žmogui, įvyks duomenų saugumo pažeidimas. BDAR 12 str. 6 d. leidžia paprašyti papildomos informacijos, kai turite pagrįstų abejonių dėl tapatybės.

Tinkami būdai:

• žmogus atvyksta ir parodo asmens dokumentą;
• prašymas pasirašytas elektroniniu parašu;
• palyginate įrašą su žmogumi, kuris atvyko.

Neprašykite daugiau, nei reikia. Asmens dokumento kopijos, kurią laikytumėte archyve, dažniausiai nereikia – užtenka pasižymėti, kad tapatybė patikrinta.

BDAR 15 str. 4 d.: teisė gauti kopiją negali pažeisti kitų asmenų teisių ir laisvių. Bet EDPB gairės (3/2019, 94 p.) aiškiai sako, kad tai nėra pretekstas atsisakyti. Reikia techninės priemonės:

• užtušuoti kitų atpažįstamų žmonių veidus ir automobilių numerius;
• arba iškirpti atkarpas, kuriose matomi tik kiti;
• arba pateikti atkarpų ekrano nuotraukas, kuriose matomas tik jis.

Jei žmogus pats paprašo peržiūrėti įrašą jūsų patalpose, galite tai leisti, bet kitus žmones ir tada reikia apsaugoti – neužtušuotas įrašas ekrane juos atskleidžia taip pat, kaip ir kopija (EDPB gairės 01/2022).

Užtušuoti galima vaizdo redagavimo programa. Jei jūsų vaizdo stebėjimo sistemą aptarnauja tiekėjas, paklauskite, ar jis tai daro ir per kiek laiko.

• Terminas: nepagrįstai nedelsiant, bet ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo (BDAR 12 str. 3 d.). Sudėtingais atvejais – pratęsiama dar dviem mėnesiais, bet apie pratęsimą ir priežastis reikia pranešti per pirmąjį mėnesį.
• Kaina: pirmoji kopija nemokama (BDAR 12 str. 5 d., 15 str. 3 d.). Už papildomas kopijas galima imti pagrįstą administracinių išlaidų mokestį.
• Forma: jei prašymas atėjo elektroniniu būdu, kopija pateikiama įprasta elektronine forma, nebent žmogus prašo kitaip (15 str. 3 d.). Saugiausia – per saugią atsisiuntimo nuorodą su slaptažodžiu, ne el. laiško priedu.
• Kartu pateikite visą 15 str. 1 d. informaciją, įskaitant: tikslą, duomenų kategorijas, kam įrašai perduodami, saugojimo terminą, teisę prašyti ištaisyti, ištrinti, apriboti tvarkymą ar nesutikti, teisę pateikti skundą.

• Įrašo nebėra – ištrintas pagal jūsų nustatytą terminą. Pasakykite tai žmogui.
• Prašymas akivaizdžiai nepagrįstas ar neproporcingas, pavyzdžiui, pasikartojantis tas pats prašymas kas savaitę. BDAR 12 str. 5 d. leidžia atsisakyti arba imti mokestį, bet įrodyti tai turite jūs.
• Negalite nustatyti žmogaus įraše net ir su jo pateikta informacija – ir galite tai įrodyti (11 str. 2 d., 12 str. 2 d.).

Atsisakę, per vieną mėnesį nurodykite priežastis, teisę pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai ir galimybę pasinaudoti teisių gynimo priemone (BDAR 12 str. 4 d.).

Policija, draudimo bendrovė ar kaimynas yra tretieji asmenys, ne duomenų subjektai. Jų prašymams taikomos kitos taisyklės: reikia teisinio pagrindo perduoti įrašą. Tai aptarta dat.lt straipsnyje apie tai, kas gali žiūrėti įrašus (nuoroda žemiau).

Parenkite trumpą tvarką iš anksto: kas priima prašymus, kas išsaugo atkarpą, kas užtušuoja, kas atsako. Jei vaizdo stebėjimo dokumentų dar neturite, juos galima užsakyti kaip vienkartinę procedūrą – 195 € be PVM. Įrankyje nemokamai sužinosite, ar jums privalomas tvarkymo veiklų registras.

Ar galime tiesiog parodyti įrašą, o kopijos neduoti?
Žmogus turi teisę gauti kopiją (15 str. 3 d.). Peržiūra jūsų patalpose tinka, jei žmogus pats to prašo, ir net tada kiti žmonės turi būti apsaugoti.

Ar galime paprašyti mokesčio už užtušavimą?
Ne už pirmąją kopiją. Mokestis galimas tik už papildomas kopijas arba akivaizdžiai nepagrįstiems ar neproporcingiems prašymams.

Ką daryti, jei įrašas bus ištrintas rytoj, o atsakymui reikia laiko?
Išsaugokite atkarpą iškart – tai gera praktika. Gavus prašymą duomenų negalima ištrinti siekiant išvengti atsakymo (EDPB gairės 01/2022, 39 p.). Išsaugotą kopiją naudokite tik šiam prašymui; ji nėra pagrindas ilginti bendrą saugojimo terminą (38 p.).

Ar reikia užtušuoti darbuotojus?
Paprastai taip, jei jie atpažįstami ir kopija neigiamai paveiktų jų teises. Darbuotojai taip pat yra kiti asmenys pagal 15 str. 4 d.; tokį poveikį turite gebėti pagrįsti.

• Ar galime filmuoti patalpas ir teritoriją?
• Kaip nustatyti saugojimo terminą, kai jo nenurodo įstatymas?

Teisė ir rizika: Kameros daugiabutyje ir kieme: kas gali žiūrėti įrašus, o kas negali – dat.lt

• Teisė susipažinti ir gauti kopiją – BDAR 15 str. 1 ir 3 d.; kitų asmenų teisių apsauga – 15 str. 4 d.
• Terminas ir pratęsimas – BDAR 12 str. 3 d.; atsisakymo motyvai – 12 str. 4 d.; nemokamumas ir akivaizdžiai nepagrįsti prašymai – 12 str. 5 d.; tapatybės patvirtinimas – 12 str. 6 d.
• Kai negalima nustatyti asmens – BDAR 11 str. 2 d.; 12 str. 2 d.
• Saugojimo apribojimas – BDAR 5 str. 1 d. e p.
• Laiko intervalas, užtušavimas, trumpi saugojimo terminai – EDPB gairės 3/2019 dėl asmens duomenų tvarkymo naudojant vaizdo įrenginius, 2.1 versija, 94–96 punktai; EDPB gairės 01/2022 dėl teisės susipažinti, 2.1 versija, 37–39 punktai.

BDAR skaitytas iš oficialaus lietuviško teksto (OL L 119, 2016-05-04). EDPB gairės skaitytos iš oficialių PDF (angliškai). Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.