Kaip parengti darbuotojų informavimo pranešimą apie jų asmens duomenis?

Duoti darbuotojui pasirašyti „sutikimą tvarkyti asmens duomenis" vietoj pranešimo dažniausiai yra klaida. Sutikimas turi būti laisvas, o darbuotojas nuo darbdavio priklauso, todėl sutikimas darbo santykiuose retai būna tinkamas pagrindas. Kodėl taip yra ir kada sutikimas vis dėlto veikia, paaiškinta dat.lt straipsnyje apie darbuotojo sutikimą (nuoroda puslapio apačioje).

Darbuotojų duomenys paprastai tvarkomi dėl darbo sutarties vykdymo, dėl darbdaviui taikomų įstatymų reikalavimų arba dėl teisėto darbdavio intereso. Pranešimas nėra prašymas leisti. Jis yra informavimas, kurį BDAR daro privalomą.

1. Surašykite visus procesus, kuriuose yra darbuotojų duomenų

Pradėkite nuo tvarkymo veiklų registro, jei jį turite. Darbuotojų eilučių dažniausiai būna kelios ar keliolika, pavyzdžiui:

• darbo sutartys ir personalo administravimas;
• darbo užmokestis, mokesčiai ir socialinis draudimas;
• darbo laiko apskaita;
• darbo įrankiai: el. paštas, IT paskyros, telefonai;
• vaizdo stebėjimas patalpose;
• transporto priemonių GPS, jei yra;
• darbuotojų sveikatos patikrinimai ir nelaimingi atsitikimai darbe;
• darbuotojų nuotraukos svetainėje ar vidiniuose kanaluose.

Registro dar neturite? Sąrašas ant vieno lapo tinka pradžiai. Tas pats sąrašas vėliau taps registro darbuotojų dalimi.

2. Kiekvienam procesui užpildykite šešis laukus

Jei remiatės teisėtu interesu, pranešime reikia įvardyti ir patį interesą, pavyzdžiui, „turto apsauga" ar „transporto priemonių valdymas". Tai BDAR 13 str. 1 d. d punkto reikalavimas.

3. Parašykite pranešimą pagal BDAR 13 straipsnį

BDAR 13 str. 1 ir 2 dalys išvardija, ką pranešimas turi apimti. Praktiškai tai yra tokia struktūra:

1. Kas yra valdytojas – įmonės pavadinimas, kodas, adresas, kontaktai.
2. Kontaktas duomenų apsaugos klausimais – kam darbuotojas rašo, jei turi klausimų (b punkte nurodytas kontaktas pateikiamas, jei toks asmuo įmonėje paskirtas).
3. Procesų lentelė – antrame žingsnyje užpildyti laukai, po vieną eilutę procesui.
4. Darbuotojo teisės – susipažinti su duomenimis, juos ištaisyti, ištrinti, apriboti tvarkymą, nesutikti su tvarkymu, perkelti duomenis.
   - Jei kuris nors procesas grindžiamas sutikimu (pvz., nuotraukos), – teisė bet kada atšaukti sutikimą (BDAR 13 str. 2 d. c p.).
5. Teisė pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai.
6. Ar duomenis pateikti privaloma ir kas nutiks, jei darbuotojas jų nepateiks. Pavyzdžiui, be banko sąskaitos numerio negalėsite pervesti atlyginimo.
7. Automatizuoti sprendimai, jei jų yra. Mažoje įmonėje paprastai nėra.

Rašykite paprastai. BDAR 12 str. 1 d. reikalauja glaustos, suprantamos formos ir aiškios kalbos. Lentelė vienam puslapiui suprantamesnė nei dešimt puslapių teisinio teksto.

4. Įteikite taip, kad galėtumėte tai įrodyti

BDAR 13 str. 1 d. sako, kad informacija pateikiama duomenų gavimo metu – tada, kai pirmą kartą renkate darbuotojo duomenis, dažnai dar prieš pasirašant sutartį.

Kaip įteikti:

• Bendrasis pranešimas – kartu su pirmaisiais dokumentais, kuriuos darbuotojas pildo (ne vėliau nei darbo sutartis), arba per vidinę sistemą, kurioje matyti, kad darbuotojas jį atidarė. Parašas čia nėra įstatymo reikalavimas, bet jis padeda įrodyti, kad informavote. BDAR 24 str. 1 d. reikalauja, kad valdytojas galėtų įrodyti, jog laikosi reglamento.
• Stebėsena – vaizdo ar garso įrašymui darbo vietoje ir darbuotojų elgesio, buvimo vietos ar judėjimo stebėsenai Lietuvoje galioja griežtesnė taisyklė. ADTAĮ 5 str. 4 d.: darbuotojai informuojami pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu, pateikiant visą BDAR 13 str. 1 ir 2 d. informaciją. Taigi kameroms ir GPS reikia įrodymo, kad kiekvienas darbuotojas buvo informuotas, – vien informacinės lentelės nepakanka.

Stebėsena prasideda tik po informavimo. Darbdavys, turintis vidutiniškai 20 ir daugiau darbuotojų, prieš tvirtindamas stebėsenos tvarką ir darbuotojų duomenų saugojimo politiką taip pat privalo informuoti darbo tarybą ir su ja konsultuotis (DK 206 str. 1 d. 5 ir 7 p.). Jei nėra nei darbo tarybos, nei jos funkcijas įgyvendinančio darbuotojų patikėtinio, informuojama darbdavio lygmeniu veikianti profesinė sąjunga, jei tokia yra (DK 206 str. 4 d.). Jei kameras jau įjungėte, o darbuotojų dar neinformavote, tas laikotarpis neatitiko ADTAĮ 5 str. 4 d.; informuokite dabar ir pasižymėkite datą – tai parodys, nuo kada tvarka atitinka, bet ankstesnio laikotarpio neištaisys.

5. Atnaujinkite, kai kas nors pasikeičia

Pranešimas nėra vienkartinis dokumentas. Jį reikia atnaujinti, kai:

• atsiranda naujas procesas, pavyzdžiui, įdiegiate GPS;
• keičiasi tiekėjas, kuriam perduodate duomenis, jei pranešime tiekėjus nurodote pavadinimais (užtenka nurodyti gavėjų kategorijas, BDAR 13 str. 1 d. e p.);
• keičiasi saugojimo terminas.

Jei duomenis norite naudoti naujam tikslui, jis turi būti suderinamas su pradiniu arba grindžiamas žmogaus sutikimu ar įstatymu, kuris yra būtina ir proporcinga priemonė 23 str. 1 d. tikslams (BDAR 6 str. 4 d.). Sutikimas darbe retai tinka. BDAR 13 str. 3 d. reikalauja apie naują tikslą informuoti prieš pradedant. Informavimas pats naujo tikslo teisėtu nepadaro.

Kartais duomenys ateina iš kitur, pavyzdžiui, rekomendacija iš buvusio darbdavio. ADTAĮ 5 str. 3 d. leidžia rinkti kandidato duomenis apie kvalifikaciją, profesinius gebėjimus ir dalykines savybes iš buvusio darbdavio tik prieš tai informavus kandidatą, o iš esamo darbdavio – tik kandidato sutikimu. Kai duomenys renkami ne iš paties žmogaus, informavimo turinį nustato BDAR 14 straipsnis.

Informavimo pranešimo laukai yra tie patys, kaip tvarkymo veiklų registro laukai. Todėl patogiausia pradėti nuo registro. Įrankyje nemokamai per kelis klausimus sužinosite, ar registras jums privalomas, ir kurie jūsų procesai yra rizikingi. Registrą galima užsakyti ir kaip vienkartinę procedūrą – 95 € be PVM.

Ar pranešimą darbuotojas turi pasirašyti?
Bendruoju atveju BDAR parašo nereikalauja, bet įrodyti informavimą turite jūs. Vaizdo, garso, elgesio ar buvimo vietos stebėsenai Lietuvoje reikia informuoti pasirašytinai arba kitu įrodančiu būdu (ADTAĮ 5 str. 4 d.).

Ar galima pranešimą įdėti į darbo tvarkos taisykles?
Galima, jei jis aiškiai atskirtas ir lengvai randamas. Pranešimas, išsklaidytas po 40 puslapių taisyklių, nėra glaustas ir suprantamas, kaip reikalauja BDAR 12 str. 1 d.

Ar reikia informuoti jau dirbančius darbuotojus?
Taip, jei jie tokios informacijos dar negavo. BDAR 13 str. 4 d. atleidžia nuo pareigos tik tiek, kiek darbuotojas jau turi informaciją.

Ar reikia atskiro pranešimo kandidatams?
Taip, verta. Kandidato duomenys, tikslai ir terminai skiriasi nuo darbuotojo. Jei CV atsiunčia pats kandidatas, informuoti reikia jau tada; jei CV gaunate per atrankos agentūrą, taikomi BDAR 14 str. terminai.

• Kas įmonėje gali matyti darbuotojų duomenis?
• Kiek laiko saugoti darbuotojų duomenis?
• Ar galime filmuoti patalpas ir teritoriją?
• Ar mums reikia tvarkymo veiklų registro ir nuo ko pradėti?

Teisė ir rizika: Kodėl darbuotojo sutikimas tvarkyti jo duomenis beveik niekada negalioja – dat.lt

• Informacijos turinys – BDAR 13 str. 1 ir 2 d.; teisėto intereso įvardijimas – 13 str. 1 d. d p.; naujas tikslas – 13 str. 3 d.; išimtis, kai informacija jau turima – 13 str. 4 d.
• Duomenys gauti ne iš paties asmens – BDAR 14 str.
• Aiški ir glausta forma – BDAR 12 str. 1 d.
• Pareiga įrodyti atitiktį – BDAR 24 str. 1 d.
• Stebėsena darbo vietoje: informavimas pasirašytinai ar kitu įrodančiu būdu – ADTAĮ 5 str. 4 d.
• Kandidato duomenys iš buvusio ar esamo darbdavio – ADTAĮ 5 str. 3 d.
• Darbdavio pareiga gerbti darbuotojų teisę į privatų gyvenimą ir duomenų apsaugą – DK 27 str. 1 d.
• Darbo tarybos informavimas dėl stebėsenos tvarkos ir duomenų saugojimo politikos – DK 206 str. 1 d. 5 ir 7 p.
• Teisė atšaukti sutikimą – BDAR 13 str. 2 d. c p.; gavėjų kategorijos – 13 str. 1 d. e p.; naujo tikslo suderinamumas – 6 str. 4 d.

BDAR skaitytas iš oficialaus lietuviško teksto (OL L 119, 2016-05-04). ADTAĮ – Teisės aktų registro suvestinė redakcija nuo 2026-06-30. Darbo kodeksas – e-tar.lt suvestinė redakcija nuo 2026-06-07. Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.