Kas įmonėje gali matyti darbuotojų duomenis?
Trumpas atsakymas
Tik tie, kuriems to reikia darbui. Tai vadinama „būtina žinoti“ principu, ir jį reikia ne deklaruoti, o įgyvendinti prieigos teisėmis.
Kas šiame puslapyje
Numatytasis atsakymas: personalo funkcija
Visą darbuotojo bylą mato personalo funkcija ir buhalterija toje dalyje, kuri reikalinga darbo užmokesčiui. Visi kiti gauna tik dalį.
Tiesioginis vadovas mato tai, ko reikia jo užduočiai: darbo laiką, atostogų grafiką, vertinimo rezultatus. Sveikatos duomenys, atlyginimo dydis, antstolių raštai ar šeiminė padėtis į šį sąrašą nepatenka.
Jei vadovui kartą prireikia platesnės informacijos, ji pateikiama atskirai ir užfiksuojama — tai nėra pagrindas nuolatinei prieigai.
IT mato sistemas, ne turinį
Administratoriaus teisės nėra pagrindas skaityti darbuotojų bylas. Techninė galimybė prieiti ir teisė susipažinti yra du skirtingi dalykai.
Praktinis sprendimas: administratorius tvarko sistemą, o ne duomenis joje, jo veiksmai žurnalizuojami, o priėjimas prie turinio galimas tik konkrečios užduoties metu ir su vadovo žinia.
| Vaidmuo | Ką mato | Ko nemato |
|---|---|---|
| Personalo funkcija | Visą personalo bylą | Klientų duomenų, jei jų nereikia |
| Buhalterija | Darbo užmokestį, išskaitas, pažymas | Vertinimų, drausmės medžiagos |
| Tiesioginis vadovas | Darbo laiką, atostogas, vertinimą | Sveikatos, atlyginimo, asmens dokumentų |
| IT administratorius | Sistemas, prieigas, žurnalus | Bylų turinio be atskiros užduoties |
| Kiti darbuotojai | Kontaktus darbo reikalais | Bet kokios personalo bylos dalies |
Prieiga tikrinama sistemos, ne dokumento lygiu
Tikrinama ten, kur duomenys iš tikrųjų guli: aplikacijoje, bendrame diske ir duomenų bazėje. Tvarkos aprašas be nustatytų teisių sistemoje nieko nekeičia.
Dažniausia realybė yra bendras aplankas, prie kurio prieina visa administracija, nors apraše parašyta, kad prieina du žmonės. Patikrinimo metu galioja tai, ką rodo sistema.
Sąrašas peržiūrimas, kai keičiasi pareigos
Dažniausia spraga — žmogus pakeitė pareigas ir liko senos prieigos. Po kelerių metų susidaro darbuotojų, matančių viską, grupė, kurios niekas sąmoningai nesukūrė.
Todėl prieigų peržiūra pririšama prie įvykio, ne prie kalendoriaus: pareigų pakeitimas, išėjimas, naujos sistemos įdiegimas. Kiekvieną kartą atsakoma į tuos pačius tris klausimus.
Trys klausimai tikrinant prieigas
- Kas šiandien turi prieigą prie personalo bylų sistemoje?
- Kuriai konkrečiai užduočiai kiekvienam iš jų to reikia?
- Kada prieiga buvo peržiūrėta po paskutinio pareigų pasikeitimo?
Oficialus teisės akto tekstas
Reglamento nuostatų čia neperpasakojame. Oficialus BDAR tekstas lietuvių kalba yra vienoje vietoje ir yra tikslesnis už bet kokį atpasakojimą.