Duomenų saugojimo terminai: kaip juos nustatyti ir pagrįsti
Saugojimo terminų lentelė iš interneto jūsų organizacijai netiks, nes terminas kyla iš jūsų tikslo, o ne iš kitų praktikos. Šis tekstas apie metodą: kaip terminą išvesti, užrašyti ir įgyvendinti.
Kas šiame puslapyje
Kodėl svetimos lentelės neveikia
Terminų lentelės atrodo patogiai: dokumentas kairėje, skaičius dešinėje. Bet skaičius lentelėje yra kažkieno išvados santrauka, o ne jūsų pagrindimas. Kai priežiūros institucija ar žmogus paklausia, kodėl duomenys laikomi penkerius metus, atsakymas „taip parašyta lentelėje“ nieko nereiškia.
Antra problema — lentelė aprašo dokumentus, o duomenų apsauga kalba apie procesus. Tas pats el. laiškas gali būti sutarties vykdymo įrodymas arba kasdienis susirašinėjimas; terminas skirsis. Todėl pradedame nuo proceso, ne nuo dokumento pavadinimo.
Pirmas žingsnis: tikslo trukmė
Užrašykite, kam duomenys reikalingi, ir kada tas poreikis baigiasi. Sutarties vykdymui duomenys reikalingi tol, kol sutartis galioja.
Atlyginimo apskaičiavimui — kol atliekami atsiskaitymai ir ataskaitos. Kandidatų atrankai — kol atranka baigta.
Šis žingsnis dažnai duoda netikėtai trumpą atsakymą, ir tai gerai. Tikslo trukmė yra pagrindas, prie kurio pridedami kiti laikotarpiai, o ne galutinis terminas.
Antras žingsnis: teisės akto reikalavimas
Dalį terminų nustato teisės aktai: archyvavimo taisyklės, buhalterinės apskaitos ir mokesčių reikalavimai, darbo santykių bei socialinio draudimo normos. Kur toks reikalavimas yra, jis perrašomas tiksliai ir nurodomas šaltinis; konkrečius terminus ir jų šaltinius žr. [TIKRINTI: teisės akto nuoroda].
Svarbu neišplėsti reikalavimo. Jei teisės aktas nustato terminą vienai dokumentų grupei, tai nereiškia, kad tas pats terminas galioja visai bylai. Būtent per tokį išplėtimą organizacijose atsiranda dešimtmečiais laikomi duomenys.
Trečias žingsnis: ginčo laikotarpis
Prie tikslo trukmės pridedamas laikas, kuriuo dar realu gauti pretenziją ar ieškinį. Jis išvedamas iš senaties terminų, taikomų atitinkamiems santykiams; tikslias taisykles žr. [TIKRINTI: teisės akto nuoroda].
Šį laikotarpį reikia taikyti tik toms duomenų grupėms, kurios iš tikrųjų būtų reikalingos ginče: sutartis, jos pakeitimai, atsiskaitymai, esminis susirašinėjimas. Visos duomenų bazės laikymas visą senaties terminą nėra pagrindimas — tai atidėliojimas.
Ketvirtas žingsnis: sumažinkite, kiek galite
Kai turite tris skaičius, pažiūrėkite, ar viso duomenų rinkinio reikia ilgiausiam terminui. Dažnai užtenka išsaugoti dalį: sutartį be priedų, suvestinę be pirminių dokumentų, sprendimą be visos susirašinėjimo gijos.
Kita galimybė — nuasmeninimas. Jei statistikai reikia skaičių, o ne vardų, duomenys gali būti nuasmeninti anksčiau, nei baigiasi terminas. Po nuasmeninimo BDAR jiems nebetaikomas, ir problema dingsta savaime.
Penktas žingsnis: užrašykite pagrindimą
Sprendimas rašomas į registrą prie proceso: terminas, iš ko jis kyla, kada nuspręsta ir kas sprendė. Vieno sakinio dažniausiai užtenka. Be šio įrašo po metų niekas nebeatkurs, kodėl pasirinktas būtent toks laikotarpis.
Jei terminas skirtingoms duomenų grupėms skirtingas, taip ir rašoma. Skaidrus, nevienodas terminų sąrašas yra tvirtesnis nei vienas apvalus skaičius visam procesui.
Šeštas žingsnis: naikinimas, kuris tikrai įvyksta
Terminas be naikinimo yra deklaracija. Susitarkite, kas ir kada peržiūri kiekvieną grupę, kaip naikinami elektroniniai duomenys, kaip — popierius, ir kaip tai fiksuojama. Praktiškai patogiausia naikinimą susieti su kalendoriniu ciklu.
Nepamirškite atsarginių kopijų, bendrų diskų, pašto dėžučių ir buvusių darbuotojų kompiuterių. Šios vietos yra dažniausia priežastis, kodėl duomenys, oficialiai ištrinti prieš trejus metus, vis dar randami.
Septintas žingsnis: peržiūra
Terminai peržiūrimi kartu su registru, bent kartą per metus ir visada, kai keičiasi procesas. Peržiūros metu užduodami trys klausimai: ar terminas vis dar atitinka tikslą, ar naikinimas realiai vyksta, ar galima saugoti trumpiau.
Trumpesnis terminas yra ne tik atitikties, bet ir rizikos klausimas. Kuo mažiau duomenų turite, tuo mažiau jų gali nutekėti, tuo paprastesnis pažeidimo vertinimas ir tuo greičiau atsakote asmeniui, kuris prašo savo duomenų kopijos.
Dažniausios klaidos
Pirma: vienas terminas visai organizacijai. Antra: terminas, nurodytas dokumente, bet niekada neįgyvendintas. Trečia: terminas, skaičiuojamas nuo neaiškios datos — nuo įrašo sukūrimo, nuo paskutinio kontakto ar nuo sutarties pabaigos yra trys skirtingi dalykai.
Ketvirta: sutikimu grįstų duomenų laikymas po sutikimo atšaukimo. Penkta: prielaida, kad archyvavimo reikalavimas pateisina viso rinkinio saugojimą, nors jis apima tik konkrečius dokumentus. Šios penkios klaidos paaiškina daugumą to, ką matome registruose.
Nuo ko pradėti rytoj
Pasirinkite tris procesus, kuriuose duomenų daugiausia: darbuotojų administravimą, klientų sutartis ir rinkodarą. Kiekvienam išveskite terminą pagal šiuos septynis žingsnius ir užrašykite pagrindimą. Tai užims maždaug pusdienį.
Likusius procesus padarysite greičiau, nes daug kas kartosis. Svarbiausia, kad metodas liktų tas pats: tikslas, teisės aktas, ginčo laikotarpis, mažinimas, pagrindimas, naikinimas, peržiūra.
Sutikimu grįsti duomenys
Kai pagrindas yra sutikimas, terminas priklauso nuo sutikimo galiojimo. Atšaukus sutikimą, tvarkymas nutraukiamas, o duomenys naikinami, nebent juos leidžia laikyti kitas savarankiškas pagrindas.
Vienas dalykas vis dėlto lieka: pats sutikimo įrodymas. Jį verta saugoti ilgiau nei duomenis, nes jo gali prireikti įrodinėjant, kad tvarkymas buvo teisėtas. Šis skirtumas registre užrašomas atskira eilute.
Praktinė pasekmė — sistemoje turi būti techninė galimybė ištrinti duomenis, bet palikti sutikimo įrašą. Jei tokios galimybės nėra, apie tai geriau sužinoti derybų su tiekėju metu, o ne po pirmo atšaukimo.
Archyvai ir atsarginės kopijos
Atsarginės kopijos yra dažniausia priežastis, kodėl terminas neįgyvendinamas. Kopijos persirašo savo ciklu, todėl duomenys jose išlieka dar kurį laiką po ištrynimo iš pagrindinės sistemos.
Sprendimas nėra kopijų atsisakymas. Užrašykite kopijų ciklą, pripažinkite, kad per tą laikotarpį duomenys dar egzistuoja, ir užtikrinkite, kad iš kopijos atkūrus duomenis ištrinti įrašai nebūtų grąžinti atgal į darbinę sistemą.
Popieriniai archyvai turi tą pačią problemą kita forma: segtuvai persikelia į sandėlį ir ten lieka be termino. Vieną kartą surašius, kas kur guli, dažniausiai paaiškėja, kad dalis dokumentų galėjo būti sunaikinti prieš kelerius metus.
Kaip terminus paaiškinti žmonėms
Informavimo pranešime terminas turi būti suprantamas. „Saugome teisės aktų nustatytą laikotarpį“ formaliai kažką pasako, bet neatsako į klausimą. Geriau nurodyti konkretų laiką arba aiškų kriterijų, pavyzdžiui, „sutarties galiojimo laikotarpiu ir dar dvejus metus po jos pabaigos“.
Kai terminai skirtingi, naudinga pateikti trumpą sąrašą pagal duomenų grupes. Tai atrodo ilgiau, bet sumažina klausimų skaičių ir parodo, kad terminai apgalvoti.
Žmogui, kuris prašo ištrinti duomenis, atsakymas taip pat kyla iš termino: kas naikinama iškart, kas lieka dėl teisinės prievolės ir kada bus sunaikinta. Toks atsakymas užbaigia pokalbį, o bendras atsisakymas jį pratęsia.
Ką padaryti per pirmą ketvirtį
Pirmas mėnuo: surašykite procesus ir prie kiekvieno pažymėkite esamą praktiką — kiek laiko duomenys realiai laikomi šiandien. Beveik visada paaiškėja, kad realus laikas ilgesnis už bet kurį dokumentą.
Antras mėnuo: išveskite terminus trims didžiausiems procesams ir užrašykite pagrindimą. Trečias mėnuo: suderinkite naikinimo tvarką ir atlikite pirmąjį naikinimą, užfiksuodami, kas ir kada jį atliko.
Po šio ciklo registras tampa gyvas. Kitais metais peržiūra užtruks kelis kartus trumpiau, nes metodas jau bus nusistovėjęs, o sprendimai — užrašyti.
Kai duomenys reikalingi keliems tikslams
Tie patys duomenys dažnai naudojami keliems tikslams: sutarties vykdymui, apskaitai ir, tarkime, rinkodarai. Kiekvienas tikslas turi savo pagrindą ir savo terminą, todėl duomenys nenaikinami tol, kol galioja bent vienas pagrindas.
Tai nereiškia, kad viskas laikoma ilgiausiai. Pasibaigus vienam tikslui, atitinkamas naudojimas nutraukiamas: duomenys lieka apskaitoje, bet dingsta iš rinkodaros sąrašo. Techniškai tai sprendžiama pažymint įrašą, o ne laikant jį visur.
Registre tai užrašoma kaip du procesai su nuoroda į tą patį duomenų rinkinį. Taip matyti, kodėl duomenys dar egzistuoja ir kas su jais nebedaroma.
Kaip terminas keičiasi laikui bėgant
Terminas nėra amžinas sprendimas. Pasikeitus procesui, sistemai ar teisės aktui, jį reikia peržiūrėti, o peržiūros datą užrašyti šalia pagrindimo.
Ilgesnis terminas visada turi būti pagrįstas atskirai ir prieš jį pratęsiant, o ne po to. Trumpesnis terminas įsigalioja iškart ir dažniausiai reikalauja vienintelio veiksmo — pirmojo naikinimo pagal naują taisyklę.
Naudinga registre laikyti trumpą pakeitimų eilutę: kada terminas keistas ir kodėl. Tai vienintelis būdas vėliau paaiškinti, kodėl prieš trejus metus galiojo kitoks laikotarpis.