Kaip parašyti darbo el. pašto, kompiuterių ir telefonų naudojimo tvarką darbuotojams?

Tikrinimas visada kyla iš konkrečios situacijos: nutekėjo failas, darbuotojas serga, o klientas laukia atsakymo, darbuotojas išėjo. Jei tvarkos nėra, sprendimas priimamas skubant, ir vėliau sunku paaiškinti, kodėl buvo atverta būtent ta dėžutė.

29 straipsnio darbo grupės nuomonė WP 249 (2017 m., priimta iki BDAR taikymo; tai aiškinimo gairė, ne privaloma taisyklė) 5.3 skirsnyje nurodo, kad darbdavys gali remtis teisėtu interesu tik jei, be kita ko, kartu su privatumo informacija įgyvendina ir paskelbia priimtino naudojimo taisykles, nurodančias, kaip leidžiama naudoti tinklą ir įrangą. BDAR 88 str. 2 d. reikalauja, kad valstybių narių taisyklės dėl darbuotojų duomenų ypatingą dėmesį skirtų skaidrumui ir stebėsenos sistemoms darbo vietoje; Lietuvoje tai, be kita ko, DK 27 str. ir ADTAĮ 5 str. 4 d.

Aštuonios dalys, kurių užtenka mažai ar vidutinei įmonei:

Dėl 2 dalies naudinga žinoti, ką rašo WP 249 6.4 skirsnyje: „visa apimantis draudimas naudotis ryšių priemonėmis asmeniniais tikslais yra nepraktiškas“, nes jo laikymuisi užtikrinti gali prireikti neproporcingos stebėsenos. Aiški riba, kiek galima, veikia geriau nei draudimas, kurio niekas nesilaiko.

Prieš įrašydami į tvarkos 5 dalį bet kokį tikrinimą, atsakykite į keturis klausimus ir atsakymus užrašykite:

1. Kokiu konkrečiu tikslu? Pavyzdžiui, apsaugoti klientų duomenis nuo nutekėjimo. Duomenys negali būti vėliau naudojami su tuo nesuderinamu tikslu (BDAR 5 str. 1 d. b p.).
2. Ar yra mažiau įsiterpianti priemonė? WP 249 6.4 skirsnis: jei netinkamam naudojimui galima užkirsti kelią, pvz., interneto filtrais, „darbdavys neturi bendros teisės vykdyti stebėseną“. Ten pat: „Prevencijai turėtų būti skiriama daugiau dėmesio negu aptikimui“.
3. Koks teisinis pagrindas? Dažniausiai teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.) su užrašytu pusiausvyros vertinimu. Darbuotojų sutikimas čia paprastai netinka: WP 249 6.2 skirsnyje rašoma, kad dėl galios disbalanso darbuotojai laisvą sutikimą gali duoti tik išimtinėmis aplinkybėmis.
4. Kiek duomenų tikrai reikia? Tik tiek, kiek reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. c p.). Pavyzdžiui, ieškoti pagal siuntėją ir datą, o ne skaityti visą dėžutę.

Jei tvarka numato darbuotojų komunikacijos ar elgesio stebėseną ar kontrolę, pavyzdžiui, nuolatinę interneto naudojimo žurnalų peržiūrą arba darbuotojų laiškų tikrinimą tiriant nutekėjimą, toks tvarkymas patenka į VDAI sąrašo 10 p. („Darbuotojų asmens duomenų tvarkymas stebėsenos ar kontrolės tikslais“), kuriam reikia poveikio duomenų apsaugai vertinimo (VDAI įsakymo Nr. 1T-35 sąrašo 10 p.). Vertinimas atliekamas prieš pradedant tvarkyti duomenis (BDAR 35 str. 1 d.).

Mūsų rekomendacija – tvarkos 5 dalyje surašyti tokią procedūrą:

1. Vadovas raštu užrašo priežastį, pvz., „klientas laukia sutarties, darbuotojas serga dvi savaites“.
2. Pirmiausia paprašoma paties darbuotojo persiųsti reikiamą laišką ar įjungti automatinį atsakymą, jei tai įmanoma.
3. Jei neįmanoma, dėžutę atveria IT darbuotojas kartu su vadovu. Ieškoma tik pagal konkretų siuntėją, temą ar datą.
4. Laiškai ir aplankai, pažymėti „Asmeniniai“, neatveriami.
5. Užrašoma, kas, kada ir ką peržiūrėjo. Darbuotojas apie tai informuojamas, kai grįžta.

Tai įgyvendina DK 27 str. 2 d.: darbdaviui įgyvendinant savo teises į darbo vietoje naudojamas technologijas, „negali būti pažeidžiamas darbuotojų asmeninio susižinojimo slaptumas“.

Mūsų rekomendacija – tvarkoje nustatyti:

• prieš išeidamas darbuotojas perduoda darbo laiškus kolegai ir ištrina asmeninius;
• paskutinę darbo dieną dėžutėje įjungiamas automatinis atsakymas su nauju kontaktu;
• laiškų persiuntimas kolegai, jei jo reikia, veikia ribotą laiką, kurį nustatote patys;
• po to dėžutė uždaroma, o darbo dokumentai perkeliami į bendrą sistemą.

Terminus, kiek laiko dėžutė lieka atvira, nustatote patys ir užrašote pagrindimą.

1. Parašykite kartu su IT. IT žino, kas iš tikrųjų veikia: kokie žurnalai kaupiami ir kiek laiko.
2. Darbo taryba, jei vidutiniškai dirba 20 ir daugiau darbuotojų. Prieš tvirtinant informacinių ir komunikacinių technologijų naudojimo bei darbuotojų stebėsenos ir kontrolės tvarką, informuojama darbo taryba ir su ja konsultuojamasi (DK 206 str. 1 d. 5 p.). Apie sprendimą ji informuojama prieš dešimt darbo dienų (DK 206 str. 2 d.), per tris darbo dienas gali pareikalauti konsultacijų (DK 206 str. 3 d.), o konsultacijos trunka ne trumpiau kaip penkias darbo dienas, nebent darbuotojų atstovai sutinka su kitokiu terminu (DK 206 str. 5 d.). Jei darbo tarybos ar darbuotojų patikėtinio nėra, informacija teikiama darbdavio lygmeniu veikiančiai profesinei sąjungai (DK 206 str. 4 d.). Tas pats taikoma darbuotojų duomenų saugojimo politikai (DK 206 str. 1 d. 7 p.).
3. Patvirtinkite vadovo įsakymu ir nurodykite įsigaliojimo datą.
4. Supažindinkite kiekvieną darbuotoją. Jei tvarka apima darbuotojų elgesio stebėseną, ADTAĮ 5 str. 4 d. reikalauja informuoti darbuotojus „pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu“, pateikiant visą BDAR 13 str. 1 ir 2 d. informaciją. Išsaugokite parašus arba elektroninį patvirtinimą.
5. Įrašykite į registrą tikrinimą ir žurnalus; patogiausia – kaip atskirą veiklą (BDAR 30 str. 1 d.). Mažesnės nei 250 darbuotojų įmonės išimtis netaikoma, kai duomenų tvarkymas nėra nereguliarus (BDAR 30 str. 5 d.), o nuolat kaupiami žurnalai paprastai tokie ir yra.
6. Peržiūrėkite kasmet. WP 249 5.3 skirsnyje tai įvardijama kaip gera praktika: kasmet įvertinti, ar pasirinkta priemonė duoda rezultatą ir ar nėra mažiau įsiterpiančių. Jei peržiūra baigiasi tvarkos pakeitimu, darbo tarybos informavimas ir konsultavimasis kartojami (DK 206 str. 1 d.).

Užpildykite aštuonių dalių lentelę su savo IT darbuotoju ar tiekėju – pusę atsakymų jis žino. Įrankyje nemokamai sužinosite, ar jums privalomas tvarkymo veiklų registras, ir kurie jūsų procesai yra rizikingi. Jei tvarka numato komunikacijos stebėseną ar kontrolę, poveikio vertinimą galima užsakyti kaip vienkartinę procedūrą – 95 € be PVM vienam procesui.

Ar darbuotojas turi sutikti su tvarka?
Ne. Darbuotojo parašas reiškia, kad jis su tvarka supažindintas, o ne kad sutiko. Pagrindas tikrinimui dažniausiai yra teisėtas interesas.

Ar galima visiškai uždrausti naudoti darbo kompiuterį asmeniškai?
Galima, bet WP 249 tokį draudimą vadina nepraktišku, nes jo laikymuisi užtikrinti gali prireikti neproporcingos stebėsenos. Aiški ir protinga riba paprastai veikia geriau.

Ar tvarka turi būti darbo tvarkos taisyklėse?
Nebūtinai. Ji gali būti atskiras vietinis dokumentas. DK 206 str. 1 d. šias tvarkas išvardija atskirais punktais.

Ar galima tikrinti asmeninį telefoną, kuriuo darbuotojas dirba?
Asmeniniame įrenginyje asmeninių duomenų dar daugiau. WP 249 6.1 skirsnyje rekomenduojama, kad naudojant asmeninius įrenginius darbuotojai galėtų apsaugoti savo asmeninius ryšius nuo su darbu susijusios stebėsenos, todėl tikrinkite tik atskirtą darbo paskyrą ar programėlę.

• Darbuotojų informavimo pranešimas: kaip jį parengti
• Saugumo priemonių aprašas mažai įmonei vienoje lentelėje
• Kas įmonėje gali matyti darbuotojų duomenis?
• Kaip atlikti teisėto intereso pusiausvyros testą?

Teisė ir rizika: Darbuotojų stebėsena: kameros, GPS, skambučiai ir el. paštas – dat.lt

• Asmeninio susižinojimo slaptumas darbo priemonėse – DK 27 str. 2 d.
• Darbo tarybos informavimas ir konsultavimasis – DK 206 str. 1 d. 5, 6 ir 7 p.; terminai – 206 str. 2, 3 ir 5 d.; profesinė sąjunga – 206 str. 4 d.
• Informavimas pasirašytinai apie stebėseną – ADTAĮ 5 str. 4 d.
• Informacija darbuotojams – BDAR 13 str. 1 ir 2 d.
• Tikslo apribojimas ir duomenų kiekio mažinimas – BDAR 5 str. 1 d. b ir c p.
• Teisėtas interesas – BDAR 6 str. 1 d. f p.
• Valstybių narių taisyklės dėl stebėsenos sistemų darbo vietoje – BDAR 88 str. 2 d.
• Poveikio vertinimas – BDAR 35 str. 1 d.; VDAI įsakymo Nr. 1T-35 sąrašo 10 p.
• Registras – BDAR 30 str. 1 d.; išimtis ir jos ribos – 30 str. 5 d.
• Priimtino naudojimo taisyklės, sutikimas, proporcingumas – WP 249, 5.3, 6.1, 6.2 ir 6.4 skirsniai (29 straipsnio darbo grupės nuomonė, 2017 m.)

Teisės aktai patikrinti 2026-09-25: BDAR – oficialus lietuviškas tekstas (OL L 119, 2016-05-04) su klaidų ištaisymais; ADTAĮ – e-tar.lt galiojanti redakcija nuo 2026-06-30; DK – e-tar.lt galiojanti redakcija nuo 2026-06-07 (27 ir 206 str. nesikeičia ir 2026-11-01 bei 2027-01-01 redakcijose). Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.