Norime įdiegti GPS įmonės automobiliuose. Ką turime padaryti?

GPS rodo, kur yra automobilis. Kai žinote, kas juo vairuoja, žinote, kur yra žmogus. BDAR 4 str. 1 p. tarp identifikatorių atskirai mini buvimo vietos duomenis. Todėl GPS įrašai yra darbuotojo asmens duomenys.

DK 27 str. 1 d. sako, kad darbdavys privalo gerbti darbuotojų teises į privatų gyvenimą ir asmens duomenų apsaugą. GPS tam neprieštarauja, jei sekimas turi ribas.

Duomenys renkami tik nustatytais ir aiškiai apibrėžtais tikslais (BDAR 5 str. 1 d. b p.). Tinkami tikslai, pavyzdžiui:

• maršrutų planavimas ir užsakymų paskirstymas;
• kuro sąnaudų ir ridos kontrolė;
• automobilio apsauga nuo vagystės;
• klientui pasakyti, kada atvyks meistras ar kurjeris.

„Kontroliuoti darbuotojus" nėra pakankamai aiškus tikslas. Jei vėliau norėsite GPS duomenis naudoti kitam tikslui, pavyzdžiui, darbuotojų vertinimui, pirma patikrinkite, ar tas tikslas suderinamas su pirminiu (BDAR 6 str. 4 d.).

Dažniausias pagrindas yra teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Jį galima taikyti, jei darbuotojų interesai ir teisės nėra viršesni. Tai įvertinkite pusiausvyros testu.

Darbuotojo sutikimas čia paprastai netinka. BDAR 43 konstatuojamoji dalis sako, kad sutikimas neturėtų būti laikomas pagrįstu pagrindu, kai yra aiškus padėties disbalansas. Darbuotojas priklauso nuo darbdavio, todėl jo sutikimas retai būna laisvas.

Darbuotojas gali nesutikti su tvarkymu dėl savo konkrečių priežasčių (BDAR 21 str. 1 d.). Tada sekimą nutraukiate, nebent įrodote įtikinamas teisėtas priežastis, kurios yra viršesnės už darbuotojo interesus, arba duomenų reikia teisiniams reikalavimams pareikšti, vykdyti ar apginti. Apie teisę nesutikti pranešime parašykite aiškiai ir atskirai nuo kitos informacijos (BDAR 21 str. 4 d.).

Poveikio duomenų apsaugai vertinimas (PDAV) atliekamas prieš pradedant tvarkyti duomenis (BDAR 35 str. 1 d.). VDAI patvirtintame sąraše (2019-03-14 įsakymas Nr. 1T-35) 10 punktas apima darbuotojų duomenų tvarkymą, susijusį su jų vietos ar judėjimo stebėsena. Todėl, kai GPS leidžia matyti, kur yra darbuotojas, PDAV reikalingas (BDAR 35 str. 4 d.; VDAI sąrašo 10 punktas).

Visą procesą su GPS pavyzdžiu rasite PDAV žingsnis po žingsnio.

Rinkite tik tuos duomenis, kurių reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. c p.). Prieš įjungdami sistemą užpildykite šią lentelę:

Saugojimo terminą nustatote patys. Duomenys negali būti laikomi ilgiau, nei reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. e p.). Kaip jį pagrįsti, paaiškinta atskirame atsakyme.

GPS paslaugos teikėjas paprastai tvarko duomenis jūsų vardu. Su juo reikia sutarties, kurioje būtų BDAR 28 str. 3 d. nurodytos sąlygos. Pasirinkite tiekėją, kuris pakankamai užtikrina duomenų apsaugą (BDAR 28 str. 1 d.).

ADTAĮ 5 str. 4 d. reikalauja informuoti darbuotojus apie jų buvimo vietos ar judėjimo stebėseną pasirašytinai ar kitu informavimo faktą įrodančiu būdu. Turinys yra BDAR 13 str. 1 ir 2 d. informacija. Ta pati pareiga taikoma ir asmenims, dirbantiems darbo santykiams prilygintais pagrindais (ADTAĮ 5 str. 5 d.).

Pranešime turi būti:

• kas yra duomenų valdytojas ir kaip su juo susisiekti;
• duomenų apsaugos pareigūno kontaktai, jei jį turite;
• kokiais tikslais sekama ir koks pagrindas;
• koks yra jūsų teisėtas interesas;
• kas gauna duomenis, įskaitant GPS tiekėją;
• ar duomenys perduodami už Europos ekonominės erdvės ribų ir kokios apsaugos priemonės tada taikomos;
• kiek laiko duomenys saugomi;
• darbuotojo teisės: susipažinti, ištaisyti, ištrinti, apriboti, nesutikti;
• teisė pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai;
• ar pagal GPS duomenis priimami automatizuoti sprendimai, jei tokių yra.

Pavyzdinis sakinys:

Įmonės automobiliuose įrengti GPS įrenginiai. Darbo laiku jie fiksuoja automobilio vietą ir ridą maršrutams planuoti ir kuro sąnaudoms kontroliuoti. Duomenis mato transporto vadybininkas. Duomenys saugomi [terminas] ir ištrinami automatiškai.

Pranešimą įteikite prieš įjungdami GPS. Naujam darbuotojui įteikite jį ne vėliau kaip prieš jam pirmą kartą naudojantis automobiliu su GPS. Daugiau apie tai: darbuotojų informavimo pranešimas.

Jei įmonėje vidutiniškai dirba 20 ar daugiau darbuotojų, GPS tvarką prieš tvirtindami pateikite darbo tarybai ir su ja konsultuokitės. Informuoti reikia prieš 10 darbo dienų iki tvirtinimo (DK 206 str. 1 d. 5 ir 6 p., 2 d.). Jei darbo tarybos ar darbuotojų patikėtinio nėra, informaciją pateikite įmonėje veikiančiai profesinei sąjungai (DK 206 str. 4 d.).

GPS procesą įrašykite į tvarkymo veiklų registrą: tikslą, pagrindą, duomenis, gavėjus, terminą. Peržiūrėkite PDAV ir pranešimą, kai keičiasi tiekėjas, sistemos funkcijos ar tikslas.

• GPS įjungtas anksčiau nei įteiktas pranešimas. Darbuotojai turi žinoti apie sekimą iš anksto.
• Sekimas po darbo. Kai automobilis naudojamas asmeniškai, vietos įrašai po darbo paprastai nereikalingi tikslui.
• Naujas tikslas be patikros. Duomenys rinkti kurui kontroliuoti, o naudojami darbuotojų vertinimui. Tam reikia BDAR 6 str. 4 d. patikros, peržiūrėto PDAV (BDAR 35 str. 11 d.) ir pranešimo darbuotojams prieš pradedant naudoti duomenis nauju tikslu (BDAR 13 str. 3 d.).
• Visi mato žemėlapį realiu laiku. Prieiga turi būti tik tiems, kam jos reikia darbui.

Pradėkite nuo tikslo ir lentelės iš 4 žingsnio. Tada atlikite PDAV ir parenkite pranešimą. Įrankyje sužinosite, ar jums privalomas tvarkymo veiklų registras.

Ar reikia darbuotojo sutikimo?
Paprastai ne, ir jis retai tinka dėl padėties disbalanso. Reikia teisėto pagrindo ir pranešimo pasirašytinai ar kitu įrodančiu būdu.

Ar galime sekti darbuotojo telefoną vietoje automobilio?
Telefonas būna su žmogumi ir po darbo, todėl rizika didesnė. Taikomos bent tos pačios taisyklės: tikslas, pagrindas, PDAV ir pranešimas pagal ADTAĮ 5 str. 4 d. PDAV turi įvertinti, kaip išvengsite sekimo ne darbo metu.

Ar GPS duomenis galima naudoti ginčui dėl darbo laiko?
Saugiausia, kai šis tikslas iš anksto nurodytas pranešime ir PDAV. Jei nenurodytas, pirma patikrinkite, ar jis suderinamas su pirminiu tikslu (BDAR 6 str. 4 d.), ir informuokite darbuotoją (BDAR 13 str. 3 d.).

GPS jau veikia, bet nieko nepadarėme. Ką daryti?
Saugiausia sekimą sustabdyti, kol atliksite PDAV ir informuosite darbuotojus. Jei sustabdyti negalite, nedelsdami atlikite abu žingsnius, o iki tol rinkite tik būtiniausius duomenis ir apribokite prieigą. Įvertinkite, ar galite toliau laikyti jau surinktus duomenis. Tokioje situacijoje verta pasitarti su teisininku.

• PDAV žingsnis po žingsnio: pavyzdys su GPS
• Darbuotojų informavimo pranešimas
• Kada reikia poveikio duomenų apsaugai vertinimo?
• Darbo el. pašto ir kompiuterio naudojimo tvarka

Teisė ir rizika: Darbuotojų stebėsena: kameros, GPS, skambučiai ir el. paštas (dat.lt)

• Darbuotojų informavimas apie buvimo vietos ar judėjimo stebėseną: ADTAĮ 5 str. 4 d.; darbo santykiams prilyginti santykiai: 5 str. 5 d.; informacijos turinys: BDAR 13 str. 1 ir 2 d.; naujas tikslas: 13 str. 3 d.
• Darbuotojų privatus gyvenimas: DK 27 str. 1 d.
• Darbo tarybos informavimas ir konsultavimasis: DK 206 str. 1 d. 5 ir 6 p., 2 ir 4 d.
• Buvimo vietos duomenys yra asmens duomenys: BDAR 4 str. 1 p.
• Tikslas, duomenų kiekis, saugojimo trukmė: BDAR 5 str. 1 d. b, c ir e p.
• Teisėtas interesas: BDAR 6 str. 1 d. f p.; naujo tikslo suderinamumas: 6 str. 4 d.; sutikimas ir disbalansas: 43 konstatuojamoji dalis.
• Teisė nesutikti: BDAR 21 str. 1 d.; informavimas apie ją: 21 str. 4 d.
• Tiekėjas ir sutartis: BDAR 28 str. 1 ir 3 d.
• PDAV prieš tvarkymą: BDAR 35 str. 1 d.; sąrašas: 35 str. 4 d.; peržiūra: 35 str. 11 d.; VDAI sąrašas (2019-03-14 įsakymas Nr. 1T-35), 10 punktas.

BDAR skaitytas iš oficialaus lietuviško teksto (OL L 119, 2016-05-04). ADTAĮ, DK ir VDAI įsakymas skaityti iš e-tar.lt galiojančių redakcijų. Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.