Skelbiame darbo skelbimą – kaip nuo pradžios iki pabaigos teisingai tvarkyti kandidatų duomenis?

Užpildykite šią lentelę. Ji užima 15 minučių ir tampa atrankos proceso įrašo tvarkymo veiklų registre pagrindu (BDAR 30 str. 1 d.); įrašui dar reikės perdavimų už EEE ir saugumo priemonių aprašymo.

Mūsų rekomendacija – vienas kanalas. Kai CV ateina į penkias asmenines dėžutes, jų vėliau nebeįmanoma visų surasti ir ištrinti.

Jei atrankos platforma ar agentūra tvarko CV jūsų vardu ir pagal jūsų nurodymus, ji yra duomenų tvarkytojas (BDAR 4 str. 8 p.), ir su ja reikia sutarties (BDAR 28 str. 3 d.). Jei ji kandidatų duomenis naudoja ir savo tikslais, pavyzdžiui, savo duomenų bazei, tai jau savarankiškas valdytojas (BDAR 4 str. 7 p.). Pasitikrinkite, ką rašo jos sąlygos.

Kai CV siunčia pats kandidatas, BDAR 13 str. 1 d. reikalauja informaciją pateikti duomenų gavimo metu, o 13 str. 2 d. prideda, be kita ko, saugojimo laikotarpį, kandidato teises ir teisę pateikti skundą. Skelbime užtenka trumpo pranešimo ir nuorodos į išsamesnį kandidatų pranešimą.

Šablonas skelbimui:

Kandidatų duomenis tvarko [įmonės pavadinimas, kodas, el. paštas]. Jūsų CV ir atsakymus naudosime šiai atrankai; tai veiksmai jūsų prašymu prieš sudarant darbo sutartį. Juos matys [pareigos]. Jei nebūsite pasirinkti, duomenis ištrinsime [data arba kada]. [Jei taikoma: atrankos sprendimą ir jo pagrindimą saugosime iki [data] dėl galimo ginčo – tai mūsų teisėtas interesas.] Galite prašyti susipažinti su savo duomenimis, juos ištaisyti ar ištrinti ir pateikti skundą Valstybinei duomenų apsaugos inspekcijai. Išsamiau: [nuoroda].

Teisinis pagrindas čia – BDAR 6 str. 1 d. b p.: tvarkyti duomenis būtina „siekiant imtis veiksmų duomenų subjekto prašymu prieš sudarant sutartį“. Sutikimo pačiai atrankai nereikia.

Išsamiame pranešime papildomai nurodykite: papildomus kontaktinius duomenis, jei juos privaloma nurodyti; kiekvieną tikslą ir jo teisinį pagrindą, o jei remiatės teisėtu interesu, – ir patį interesą; kam duomenys gali būti perduoti (pvz., platformai ar agentūrai) ir ar jie perduodami už EEE; saugojimo laiką arba kaip jį nustatote; visas kandidato teises – susipažinti, ištaisyti, ištrinti, apriboti tvarkymą, nesutikti su tvarkymu ir perkelti duomenis; ar pateikti CV būtina norint dalyvauti atrankoje ir kas bus, jei jo nepateiks; ar atrankos sistema priima automatizuotus sprendimus (BDAR 13 str. 1 d. b–f p. ir 2 d.). Jei pareigoms tikrinsite viešus kandidato profilius, tai taip pat parašykite skelbime (žr. toliau).

Rinkite tik tai, ko reikia tikslui (BDAR 5 str. 1 d. c p.). Darbo kodeksas tai pasako tiesiai: „Draudžiama iš darbuotojo reikalauti informacijos, nesusijusios su jo sveikatos būkle, kvalifikacija ar aplinkybėmis, nesusijusiomis su tiesioginio darbo atlikimu, taip pat informacijos apie dabartiniuose ar ankstesniuose darbo santykiuose jo gautą darbo užmokestį“ (DK 41 str. 1 d.). Ši taisyklė taikoma ir tada, kai darbo sutartis nesudaroma.

Praktinė patikra kiekvienam anketos laukui:

• Išsilavinimas, patirtis, kalbos, vairuotojo pažymėjimas (jei darbui reikia vairuoti) – tinka.
• Pageidaujamas atlyginimas – galima klausti, ko kandidatas tikisi.
• Ankstesnis ar dabartinis atlyginimas – neklauskite, tai draudžia DK 41 str. 1 d.
• Šeimos padėtis, vaikai, gimimo data, nuotrauka – dažniausiai darbui nereikia; išimkite laukus iš formos.

Atskirai nuo duomenų apsaugos: pačiame skelbime DK reikalauja nurodyti siūlomo bazinio darbo užmokesčio dydį arba intervalą (DK 25 str. 6 d.).

Pokalbio užrašuose rašykite faktus apie kompetencijas, ne asmenines pastabas. Kandidatas gali paprašyti leisti su jais susipažinti.

Taisyklė dvipusė (ADTAĮ 5 str. 3 d.): buvusiam darbdaviui galite skambinti apie tai pranešę kandidatui, o dabartiniam – tik kandidatui sutikus. Klausti galima apie kvalifikaciją, profesinius gebėjimus ir dalykines savybes. Praktiškai tai du klausimai prieš skambinant:

Ketiname susisiekti su jūsų buvusiu darbdaviu [pavadinimas] dėl jūsų kvalifikacijos, profesinių gebėjimų ir dalykinių savybių.
Ar sutinkate, kad susisiektume ir su jūsų dabartiniu darbdaviu? ☐ Taip ☐ Ne

Atsakymą ir datą išsaugokite prie kandidato bylos. Klauskite tik apie kvalifikaciją, gebėjimus ir dalykines savybes – ne apie sveikatą ar asmeninį gyvenimą.

29 straipsnio darbo grupės nuomonė WP 249 (2017 m., priimta iki BDAR taikymo; tai aiškinimo gairė, ne privaloma taisyklė) 5.1 skirsnyje rekomenduoja taip: peržiūra galima tik tada, kai ji tikrai reikalinga konkrečioms pareigoms, ir kandidatai apie ją informuoti, pavyzdžiui, darbo skelbime. Profesinis ir asmeninis profilis vertinami skirtingai. Nuomonėje taip pat rašoma: „Darbdavys neturi teisinio pagrindo reikalauti, kad galimi darbuotojai susidraugautų“ su juo. Teisinis pagrindas tokiai peržiūrai – teisėtas interesas (BDAR 6 str. 1 d. f p.), todėl pranešime nurodykite ir patį interesą (BDAR 13 str. 1 d. d p.).

Agentūra pasiūlė kandidatą, CV radote duomenų bazėje ar kas nors jį persiuntė. Tada kandidatui reikia pasakyti ir tai, iš kur gavote duomenis (BDAR 14 str. 2 d. f p.). Informuokite jį per pagrįstą laiką, ne vėliau kaip per mėnesį; jei pirmą kartą jam parašysite ar paskambinsite anksčiau – ne vėliau kaip tame pirmame laiške ar skambutyje (BDAR 14 str. 3 d.). Paprasčiausia visą informaciją pateikti pirmame laiške ar skambutyje ir duoti nuorodą į kandidatų pranešimą.

WP 249 5.1 skirsnyje rašoma, kad atrankoje surinkti duomenys „paprastai turėtų būti ištrinami iš karto, kai tampa aišku, kad nebus pateiktas darbo pasiūlymas arba atitinkamas asmuo jo nepriima“. Tai atitinka BDAR 5 str. 1 d. e p.: duomenys laikomi ne ilgiau, nei reikia tikslui. Ištrynimo dieną praeikite šį sąrašą:

1. atrankos sistema ar dėžutė darbas@…;
2. kiekvieno vertintojo pašto dėžutė ir persiųsti laiškai;
3. atsisiuntimų aplankai, bendri diskai, pokalbių programos;
4. atspausdinti CV ir pokalbio užrašai;
5. agentūra ar platforma – paprašykite raštu ištrinti.

Jei nusprendėte trumpai pasilikti atrankos sprendimą ir jo pagrindimą galimam ginčui, tai atskiras tikslas, grindžiamas teisėtu interesu (BDAR 6 str. 1 d. f p.). Užrašykite, ką tiksliai saugote, kiek laiko ir kodėl, ir nurodykite tai kandidatų pranešime (BDAR 13 str. 1 d. c ir d p.). Visų CV tam nereikia. Kandidatas bet kada gali pats reikalauti ištrinti duomenis, kurie nebereikalingi tikslui (BDAR 17 str. 1 d. a p.); ši teisė netaikoma tam, ko tikrai reikia teisiniams reikalavimams apginti (BDAR 17 str. 3 d. e p.).

Rezervui reikia kito pagrindo – kandidato sutikimo (BDAR 6 str. 1 d. a p.). Sutikimo langelis pateikiamas atskirai nuo paraiškos (BDAR 7 str. 2 d.) ir iš anksto nepažymėtas:

☐ Sutinku, kad [įmonė] mano CV saugotų [terminas, pvz., 12 mėnesių] ir naudotų tik tam, kad galėtų pasiūlyti kitas laisvas darbo vietas. Sutikimą galiu bet kada atšaukti parašęs [el. paštas].

Terminą nustatote patys; 12 mėnesių šablone yra tik pavyzdys. „Atšaukti sutikimą turi būti taip pat lengva kaip jį duoti“ (BDAR 7 str. 3 d.), todėl atšaukimo adresas turi veikti. Sutikimą turite gebėti įrodyti (BDAR 7 str. 1 d.): išsaugokite datą, formą ir tuo metu rodytą tekstą. Pasibaigus terminui, CV ištrinamas.

Užpildykite pirmąją lentelę prieš kitą skelbimą ir įklijuokite šabloną į skelbimo apačią. Jei registras jums privalomas, atrankos procesą įrašykite į jį kaip atskirą veiklą. Įrankyje nemokamai sužinosite, ar jums privalomas tvarkymo veiklų registras. Registrą galima užsakyti ir kaip vienkartinę procedūrą – 95 € be PVM.

Ar užtenka svetainės privatumo politikos, ar kandidatams reikia atskiro pranešimo?
Užtenka, jei privatumo politikoje yra atskira dalis apie kandidatus ir skelbime yra nuoroda į ją. Svarbu, kad kandidatas informaciją gautų tada, kai siunčia CV.

Ar galima prašyti CV su nuotrauka?
Tik jei nuotraukos reikia darbui. Dažniausiai jos nereikia, todėl formoje tokio lauko neturėtų būti. Jei kandidatas pats atsiunčia CV su nuotrauka, tai jo pasirinkimas.

Kiek laiko saugoti nelaimėjusių kandidatų CV?
Tik iki atrankos pabaigos. Ilgiau – tik su sutikimu rezervui ir tik sutikime nurodytą laiką. Galimam ginčui galima trumpai pasilikti atrankos sprendimą ir jo pagrindimą, bet ne visus CV.

Ar atrankos platforma yra duomenų tvarkytojas?
Priklauso nuo to, kam ji tvarko duomenis. Jei tik jūsų atrankai ir pagal jūsų nurodymus – tvarkytojas, ir reikia sutarties pagal BDAR 28 str. 3 d. Jei ir savo tikslais – savarankiškas valdytojas.

• Darbuotojų informavimo pranešimas: kaip jį parengti
• Sutikimas tvarkyti duomenis: kaip jo paprašyti ir kaip jį įrodyti
• Kiek laiko saugoti darbuotojų duomenis?
• Kas pasirašo duomenų tvarkymo sutartį ir kieno vardu?

Teisė ir rizika: Kandidatų CV ir dokumentų kopijos: ką darbdavys gali laikyti – dat.lt

• Informavimas, kai duomenys renkami iš kandidato – BDAR 13 str. 1 ir 2 d.
• Informavimas, kai duomenys gauti iš kitur – BDAR 14 str. 2 d. f p. ir 3 d.
• Teisinis pagrindas atrankai – BDAR 6 str. 1 d. b p.; rezervui – 6 str. 1 d. a p.
• Sprendimo saugojimas ginčui ir socialinių tinklų peržiūra – BDAR 6 str. 1 d. f p.; 13 str. 1 d. c ir d p.
• Išimtis teisiniams reikalavimams – BDAR 17 str. 3 d. e p.
• Sutikimo įrodymas, atskyrimas ir atšaukimas – BDAR 7 str. 1, 2 ir 3 d.
• Duomenų kiekio mažinimas ir saugojimo trukmė – BDAR 5 str. 1 d. c ir e p.
• Teisė reikalauti ištrinti – BDAR 17 str. 1 d. a p.
• Valdytojas ir tvarkytojas – BDAR 4 str. 7 ir 8 p.; tvarkytojo sutartis – 28 str. 3 d.
• Registras – BDAR 30 str. 1 d.
• Rekomendacijos iš buvusio ir esamo darbdavio – ADTAĮ 5 str. 3 d.
• Ko negalima reikalauti iš kandidato – DK 41 str. 1 d.; atlyginimas darbo skelbime – DK 25 str. 6 d.
• Socialinių tinklų peržiūra ir ištrynimas po atrankos – WP 249, 5.1 skirsnis (29 straipsnio darbo grupės nuomonė, 2017 m.)

Teisės aktai patikrinti 2026-09-25: BDAR – oficialus lietuviškas tekstas (OL L 119, 2016-05-04) su klaidų ištaisymais; ADTAĮ – e-tar.lt galiojanti redakcija nuo 2026-06-30; DK – e-tar.lt galiojanti redakcija nuo 2026-06-07 (25 str. 6 d. ir 41 str. 1 d. nesikeičia ir 2026-11-01 bei 2027-01-01 redakcijose). Tekstas yra bendro pobūdžio informacija ir neatstoja individualios teisinės konsultacijos.